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【パワポ&効率化】PowerPointで使える爆速ワザ・テクニック7選

2021年7月18日

こんな人にオススメ

パワポの作業が遅いんだけど、早く作業ができるワザとかテクニックってある?

ということで、今回はPowerPointことパワポの知られていない(と思う)ワザ・テクニックについて解説する。実は同期が割とパワポの作業が遅いんだ。執筆者はせっかちでイラチだから作業を見ているといちいちイライラする。

そこ、ショートカットでいいやんというところもいちいち右クリックして選択して押してとしているのでめちゃくちゃ遅い。かといって放置していると結局自分の負担になったり全体の進行が遅くなったり...チームってむずい。

今回紹介するワザ・テクニックはmacOSでのテクニックになるので、もしかしたら他のOSだと使えないものもあるかもしれない。その時はこのなんもあるんだ程度に思っていただければ幸いだ。なお、記事中の記号はそれぞれ以下の意味。

  • ⌘: コマンドキー(Windowsではcontrol)
  • ⌃: コントロールキー(Windowsではなんや?)
  • ⇧: シフトキー(Windowsでもshift)
  • ⌥: オプションキー(Windowsではalt)

mac、パワポの環境は以下。

  • macOS Big Surバージョン11.4
  • MacBook Pro (13-inch, M1, 2020)
  • Microsoft®︎ PowerPoint for Macバージョン16.51(21071101)

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基本操作はショートカット

そもそもパワポに限らずPC操作は基本的にはショートカットありきで考えてほしい。上にも書いたけど、いちいち右クリックして項目を探してカーソルを持ってきてクリックしてできたか確認して...ダルくね?

ショートカットを覚えればこんなダルい作業は一気になくなる。ショートカットあり・なしの作業工程は以下。

  1. 図形とかの選択
  2. 右クリック
  3. したい操作の項目を探す
  4. カーソルを持っていく
  5. クリック
  6. したい操作になったか確認
  1. 図形とかの選択
  2. したい操作のショートカットのキーまで指を持っていく
  3. ショートカットのキーを押す
  4. したい操作になったかを確認

そもそもキーボードにはホームポジションで指を置いているから、指の移動はほとんどない。爆速になる。分間300打タイピングについては以下参照。

e-typingのスコア軌跡
【Mac&タイピング】タッチタイピングで分間300打を超える方法

続きを見る

⌘ s、⌘a、⌘ e、⌘ l

結構有名だから知っている人も多いだろうが、一応説明。他にも⌘ bとか⌘ rとかあるけど、個人的には使わないから調べてくれ。

  • ⌘ s: 保存
  • ⌘ a: すべてを選択
  • ⌘ e: 文字列中央揃え
  • ⌘ l: 左揃え

⌘ sはファイルの保存。最近の日本は温暖湿潤気候から熱帯雨林気候になってるんじゃないかというくらい天気が急変する。で、この前、雷で家が停電したんだけど、その時にPCが落ちてデータが吹っ飛んだら終わり。The End。だからこまめにファイルの保存は行いましょう。

⌘ aは全選択。図形とかがないスライド部分を押して⌘ aをすると、そのスライド全ての図形を選択することが可能。1図形ずつ選択したいなら⇧を押しながらクリックする。逆に1図形だけ選択を解除したい時も⇧を押しながらクリック。

一方で、図形選択中に⌘ aをすると図形内のテキストを全選択できる。

⌘ eと⌘ lはそれぞれ文字列の中央揃えと左揃え。右揃えは⌘rだけど、個人的には使わないからまずはeとlを覚えよう。1つの図形内で揃え方を混在させることも可能。

F2でボックスのアクティブ・非アクティブ

上で図形を選択したりテキストを選択したりとしてきたが、図形とテキストの選択の切り替えもF2キーで可能になる。いちいちテキスト部分をクリックしてテキストを選択したり、図形の端を選択して図形を選択する必要がなくなる。

ここで気をつけないといけないことが、複数図形を囲んだままF2キーを押すと図形がまるまる消えるということ。エクセルのセルみたいに複数図形のテキストの一括編集はできないっぽい。

ダブルクリックでテキストボックス作成(macのみ?)

これはmacOSだけかもしれないが、スライド部分でダブルクリックするとテキストボックスが作成される。いちいち挿入タブから図形を選択したりしなくてもいい。爆速でテキストを打ち込むことができる。

escで図形の選択を解除

キーボードの左上に位置するescキー。これを押すことで操作の中断ができるということはよく知られたことだが、パワポ上では図形を選択している状態でこれを押すと選択を解除することができる。

いちいちスライド部分を押さなくてもescキーを連打するだけで選択を解除できるので楽ちん。

セクションの追加で区切りよく

スライドが増えてきて煩雑になる時はセクション機能で章を作成すればいい。章を作成することで、どういう内容のスライドかが一目で分かりやすい。折り畳みとかセクションごと順番を入れ替えることも可能。

セクションは左側にあるスライド一覧を右クリックすることで作成可能。ショートカットはないっぽいので自作する必要がある。自作ショートカットについては以下参照。

【macOS&ショートカット】ショートカットと(超絶簡単な)自作ブラウザ新規起動アプリ

続きを見る

スライド一覧モードだと見づらくなる

セクション機能は便利っちゃ便利だけど、元々のスライドの枚数が少ない場合は逆に見づらくなる。セクションごとに改行されて右側の領域が無駄になってしまう。適材適所でセクションの追加はしよう。

option押しながらで複製

図形を複製する際、皆様はどのように行っているだろうか。個人的には図形の複製ってかなり多くの回数行っていると思っている。何も、同じ図形をしようするだけではない。複製した図形の文章や色を変えるにも複製は役立つ。

⌥を押しながらだと一瞬

複製をする際によく使われるのが、⌘ cからの⌘ v。いわゆるコピペというもの。しかし、このコピペでの複製だと複製後の図形が斜め下に作成される。これを好きな位置に移動させるにはさらにここから図形の移動をする必要がある。二度手間。

一方で、⌥キーを押しながら図形の端をドラッグすることですぐに複製することが可能。コピペの作業がなくなるので一気に操作が早くなる。

 

ちなみに⌥を押さずにドラッグし始めても、途中で⌥を押せば複製することが可能。見た目は複製できていない感が出るけど大丈夫。

⌥と⇧を押しながらだと垂直・水平に複製

⌥キーを押しながら複製できるのは上の通りだけど、真下や真横に複製したい場合はどうしたらいいだろうか。答えは⌥に加えて⇧を押しながらドラッグ&ドロップ。

⇧キーは図形を作成する際にも活躍する。⇧キーを押しながら四角形や円、線を作成すると、正方形や真円(綺麗な円)や垂直・水平な線になる。

等倍・中心固定の拡大・縮小

一旦作成した図形を拡大・縮小している場合どうしているだろうか。数字で調節しているという方もいるだろう。執筆者もガチ細かいゾーンに入れば数字で0.01 cm単位で調節する。

しかし、多くの人は図形の斜め端を持って拡大・縮小をしているだろう。全然いいんだけど、等倍、すなわち同じ辺の比率で作成したい場合は面倒になる。

一回、端を持って拡大・縮小をした後に長すぎる辺、短すぎる辺を調節していないだろうか。これもキーを押しながら行うことで面倒から解放される。

⇧を押しながら等倍の拡大・縮小

ボックスの端をドラッグするだけだと等倍にしにくい。でも⇧キーを押しながら拡大・縮小を行うと等倍になる。便利。これを使うことで何も考えなくてもキレイに拡大・縮小を行うことができる。

⌃ ⇧を押しながら中心固定の拡大・縮小

拡大・縮小はしたいけど中心は固定したい。そんな時は⇧だけではなくて⌃も押すと可能。中心が固定されたまま拡大・縮小されるので既に位置が定まっているときに重宝する。

規定の図形を設定して、いつでも同じ見た目に

ここまでの図形の書式は白の塗りつぶしに黒の枠線、黒字のヒラギノ角ゴシックだった。しかし、デフォルトで作成される図形は上の画像のように青系の塗りつぶしや枠線に白文字で游ゴシック Regular (本文)というフォント。

個人的には青背景に白字は好きではなく、白背景に黒字のゴシック体が好み。なので、色とかフォントを変更しているんだけど、図形一つ一つに対して変更していたら気づいたら世紀が終わる。

いちいち色の変更とか面倒

 

もちろん一つ一つの図形に気持ちを込めて色を変更してもいい。フォントを変えてもいい。でも、それでプレゼンとかができずに世紀末になるくらいなら楽して色を変更したい。

規定の図形に設定すると爆速

楽する方法としては規定の図形に設定という機能を使うこと。一旦、完成系の図形を作成してそれを規定の図形に設定することで、次に作成する際にも同じ書式の図形を作成することができる。執筆者のよく使う設定は以下。

  • フォント: ヒラギノ角ゴシック
  • フォントカラー: 黒
  • フォントサイズ: (ファイルごとに変更。最低18)
  • 塗りつぶし: 白色の透明度100%
  • 枠線の色: 黒もしくは枠線なし
  • 枠線の太さ: (ファイルごとに変更。1から3くらい)

注意点は、テキストボックスと四角などの図形と線は別々に作成する必要があるということ。どういうことかというと、下の画像の左下の線は相変わらず青色だし、その左の注釈もフォントがヒラギノじゃない。これらはまた別で設定が必要。

もちろんパワポ本体のテンプレートをいじることもできるはずだが、元の設定をいじるのは好みではない。それなら、そのファイルだけのテンプレートとすればいい。そうすれば、ファイルごとに設定を変えられる。

毎回設定しないといけないことにはなるが、ファイル自体の複製をして、中身を削除したのちに新しいスライドとして使用すれば問題ない。

おすすめは塗りつぶしに背景透過

おすすめの図形の書式に、透明度100%で塗りつぶしがある。どういうものかというと、読んで字の如く塗りつぶして透明度100%でスケスケ状態。

これの何がいいのかというと以下の2点。

  1. 端に置いてもはみ出ている感がない
  2. 図形の真ん中をクリックしても図形が選択できる

まず1つ目だがこれはあまりないかもしれないが、スライドギリギリのところに図形を置いてもスライドからはみ出ている感じが出ない。上の画像で言えば橙色の正方形がそうだ。スライドの外にはみ出ているのがわかる。

2つ目のクリックの話だが、塗りつぶしなしにしてしまうと枠線をクリックしないと図形を選択することができない。しかし、塗りつぶしていると図形の内部をクリックしても図形を選択することが可能になる。

これは図形が多く重なるようになったときに真価を発揮する。重なりが増えるとなかなか枠線だけをピンポイントでクリックすることが難しい。楽さとストレスフリーのためにこの設定はおすすめ。

クイックアクセスツールバー

これまでのスライドの画像を見て疑問に思っていた人も多いだろう。執筆者のパワポの上の欄にはよく使う項目を配置している。ここから必要な操作をすぐに行えるようにしている。

執筆者の設定内容は以下。

いちいちタブを移動するのが面倒

今回の記事では図形が多く出てくるので図形の話をしよう。図形を作成するにはホームタブか挿入タブから行くことが多いだろう。しかし、そのほかのデザインタブや表示タブにいるときには一旦タブを切り替えないといけない。

しかし、クイックアクセスツールバーに図形の作成を追加しておけば、どのタブにいても図形を追加することができる。これは便利。設定方法は以下の3種類。

  1. クイックアクセスツールバーの一番右の3点リーダーから操作を選択・設定
  2. 上の操作でお目当てがなければ一番下のその他のコマンド...を選択して設定
  3. パワポの環境設定から「リボンとツールバー」→「クイックアクセスツールバー」で設定

ショートカットを覚えられないなら設定

といってもショートカットを使えばこの機能はいらない。でも覚えられないというなら設定するのはありだろう。例えば、本記事ではいつも右に出している図形の書式設定は⇧ ⌘ 1で出せる。けど最近まで知らなかった。

だから、ショートカットを覚えられないのであれば設定したら楽になるだろう。ショートカットを覚えるのが一番賢いが。

ショートカットが作れないなら設定

あとは、単純にショートカットがない場合。例えば上の画像だと図形と調べてみると正方形とか線とかの項目があるのがわかる。けど、他の項目は存在していない。

自作のショートカットはここに項目がないといけない。なので、クイックアクセスツールバーで図形の操作を置いておくことで例えばスマイルの図形などをすぐに作成することができる。

状況を知るだけの目的での配置も良い

あと個人的によく活用している方法としては書式の確認。上の画像だと、四角の中の文字が斜体になっているんだけど、これをクイックアクセスツールバーで確認できる。

クイックアクセスツールバーのIのマークが斜体かどうかのマークで、暗くなっているので斜体であることを確認できる。他にも太字や上付き文字なども置いて確認することができる。

選択ウィンドウで図形の階層を知る

選択ウィンドウを知っているだろうか。簡単に言えばどの順番でどの図形が並んでいるのかを示してくれるもので、スライド右側に配置される。これを使うことで、図形が重なっていても必要な図形だけを選択することが可能になる。

編集したい図形が下にある!

編集したい図形が他の図形の下に埋まっている。そんな時はないだろうか。上の画像で言えば星7の下に楕円が配置されていて、楕円を編集したいとしよう。星7をズラすとまた元の位置に戻さないといけない。調節が面倒になる。

そんな時は選択ウィンドウを使用して星7を非表示にすればいい。選択ウィンドウの非表示にしたい図形の目のマークを押せば非表示になる。これで楕円が編集できる。

選択ウィンドウから直接指定

もしくは楕円を直接選択して編集することも可能。選択した状態で大きさの変更や色やフォントの変更が可能。

描きたい順番に変更する

もし順番を変更していいのであれば、選択ウィンドウ上から順番を変更することが可能。やり方は簡単で、上に持っていきたい図形を選択ウィンドウ上から選択、それをドラッグ&ドロップで上に持っていけばいい。逆に下に持っていくことも可能。

また、各図形の名前をダブルクリックすることで名前を変更可能。同じ種類の図形が多数ある時は図形の名称を変更するとわかりやすくなることもある。

パワポはスライド作成のツール、いらんとこは楽しよ

今回はPowerPointのワザ・テクニックについて解説した。パワポ自体はスライド作成のツールなので、いちいち図形の色を変更するなどの面倒なことはせず、スライドの内容をしっかり考えられるようにしたい。

そのためには本記事のようにデフォルトで図形の書式を決めたり一瞬で図形を複製したりとワザ・テクニックを駆使するのが一番良いだろう。まだまだ紹介できていない機能があるので、いろいろ調べて力にしてみよう。

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メガネ

ベンチャー企業のWebエンジニア駆け出し。独学のPythonで天文学系の大学院を修了→新卒を1.5年で辞める→転職→今に至る。
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