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【Word、Excel&ワザ・テクニック】最近知った便利機能5選

2021年7月22日

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最近知った、WordとExcelのワザ・テクニックについて紹介するぜ。

ということで、今回は執筆者が最近知ったWord、Excelのテクニックについて紹介していく。新年度に入りWordとExcelを使い機会が増えてきた。

しかし、執筆者はこれまでそこまでWord、Excelを深く使って来なかった。というのも以下のような代替品があったから。

  • Word: $\LaTeX$
  • Excel: python

Excelについてはデータの保存先や計算の簡単な確認のために使用した程度で、Wordについては実験レポートを2年間、思考停止状態で作成したくらい。スキル面ではどちらもダメダメ。

そんな執筆者がこれいいじゃんと思ったワザ・テクニックについて紹介していく。以前のPowerPointのワザ・テクニックについては以下。

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なお、今回はmacOSでのWord、Excelについて解説するので、Windowsに比べて機能が少なかったり設定が異なっていたりする。macOS、Word、Excelのバージョンは以下。

  • macOS Big Sur バージョン11.5
  • Microsoft Word for Mac バージョン16.51(21071101)
  • Microsoft Excel for Mac バージョン16.51(21071101)

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編集記号の表示/非表示(Word)

この機能については既に知っていたが、改ページも明示してくれているのは知らなかった。これはスペースやタブ記号を明示してくれるというもので、半角スペースは点で全角スペースは四角で表される。

これがあるとパッと見の印象はごちゃつくが、変な文字がないかをパッと見で確認することができる。個人的に気に入っているのが、改ページで最近改ページをすることが増えたので明示してくれるとわかりやすくてありがたい。

アクセスは「ホームタブ」「編集記号の表示/非表示」。

コメント機能(Word)

同期が使っていて驚いた機能。文書の一部に対して文書右にコメントを残す。アクセスは「校閲」「新しいコメント」で、コメントに対して返信したい場合はコメント右の吹き出しマークを押せばいい。

また、コメントは削除と完了が可能で、完了にするとそのコメントが灰色になる。文書に質問を残す時に使えそうだ。

目次とナビゲーションウィンドウ(Word)

文書が長くなるとどこからどこまでが1つの区切りになるのかがわかりにくい。そこで目次をつけるわけだが、$\LaTeX$のようにコードを書くわけではない。目次にしたい部分を囲ったのちに「参照設定」「テキストの追加」で目次に追加可能。

レベル1, 2, 3とあるが、レベル1が部で2が章、3が節のようなイメージ。数字が増えるほど小さい段階に相当する。ここではレベル1に早口言葉と編集記号を設定した。

目次を設定すると左に黒丸が出現しフォントが変わってフォントサイズが上がる。ここは編集可能だから特に気にしない。必要な部分に目次を設定したら、「参照設定」「目次」から好きなスタイルの目次を選択する。今回は「フォーマル」を選択。

目次のスタイルを押すと目次が作成される。大項目は太字になって、項目とページ番号の間は点線で繋がれている。また、目次にはハイパーリンクがついているので、好きな目次にこのまま飛ぶことができる。

目次の更新は手動

文書を追記した場合、目次を変更することがあるかもしれない。そんな時は「参照設定」「目次の更新」から目次の更新をすることができる。更新は「ページ番号だけを更新する」「目次を全て更新する」の2種類がある。

目次を追加したなら後者の目次を全て更新で内容を更新することができる。上の例だと、早口言葉に「一覧」を追記した。ちなみにマーカーも反映されるようだ。

なお、いちいち参照設定からいかなくても、目次のタイトル部分からも目次の更新は可能。

ナビゲーションバー

目次を作成したから一覧性が上がったと思ったら、そんなにうまくはいかない。好きな部分だけ読みたい時にはいちいち目次に戻らないといけない。そこで使えるのがナビゲーションウィンドウ。

これは左側に目次を出してくれるというもので、項目をクリックすることでその項目に飛ぶことができる。便利。

チェックボックス(Word)

やることリストなどを作成する際にはチェックボックスが便利。Wordでチェックボックスを作成するには開発タブを開放する必要がある。開発タブはWordの「環境設定」「リボンとツールバー」「リボン」から追加可能。

開発タブの中に「チェックボックス」があるのでこれを選択してチェックボックスを作成。

もちろんチェックボックスの右側に文字を入れることが可能。

しかし、mac版のダルいところとして以下の2点がある。

  1. 完了マークの記号を変更できない
  2. チェックするにはいちいち保護しないといけない

1つ目についてはそのままなんだけど、実はWordのチェックボックスは完了したら「×」が入力される。意味わからん。Windows版だとこの記号を変更することができるんだけどmac版はできない。意味わからん。

2つ目に関してはまじで無能で、チェックボタンを押すだけでは何も反応しない。同じく開発タブの「フォームの保護」を入れないとチェックできない。が、保護を入れると文章が打てなくなる。

だから、チェックを入れるたびに毎回保護をして、チェックを入れたら毎回チェックを外す必要がある。意味わからん。謎。

それ以外にもWordのチェックボックスには謎な部分があって、執筆者の知識内だと以下のダルい部分がある。

  • 箇条書きみたいに自動生成はなし
  • 完了マークは×で固定で、デフォルトが設定できない
  • マークを変更可能だが、文字を探すのがダルい(文字コードから入れられはするが)

完全にチェックボックスを使用させる気がない。

改行の置換(Excel)

最後は置換だ。痴漢ではない。replaceだ。簡単に言えば文字の置き換えなんだけど、単純に「A」を「あ」に置き換えるとかはctrl hとかで置換ウィンドウを開けば可能。

しかし改行はどうだろうか。Windowsだとctrl jで改行記号(入力欄には見えないけど入ってる)を入れることを入れるが、macではそんなのがない。じゃあどうするか。関数だ。

改行を置換

=CLEAN((改行を消したいセルの位置))
=SUBSTITUTE((改行を消したいセルの位置), CHAR(10), "")

シンプルに改行を消すだけなら、以下の2パターンがある。

  • CLEAN関数で改行を消す
  • SUBSTITUTE関数で改行を何もなし("")に置き換え

より簡単に書くならCLEAN関数。SUBSTITUTE関数の引数のCHAR(10)は改行の文字コードを示すようだ。なので、第2引数(置換対象)に持ってくることで改行を検出することが可能。

それぞれの結果はともに以下。

赤巻紙青巻紙黄巻紙

また、SUBSTITUTE関数の第3引数は置換後に置きたい文字列などだが、ここに空白を持ってくることで改行だった位置に空白を持ってくることも可能。結果は

赤巻紙 青巻紙 黄巻紙

空白を改行に

=SUBSTITUTE(B9, " ", CHAR(10))

今度は逆に元から入っている空白を改行に変換するだが、これはさっきの逆をすればいい。要するに第2引数に空白を、第3引数に改行を指定すればいい。そうすると、結果は

赤巻紙
青巻紙
黄巻紙

文字列の区切りに改行を入れたい

=SUBSTITUTE(B14, "紙", "紙"&CHAR(10))

元々が「赤巻紙青巻紙黄巻紙」の状態で、それぞれの巻紙の間を改行したい場合は多少の工夫が必要。まず、シンプルに上の式のようにすると、最後の黄巻紙の後にも改行が入ってしまう。

赤巻紙
青巻紙
黄巻紙
(ここが改行)

しかし、SUBSTITITE関数には何番目の文字を置換するかを決める第4引数が存在する。

=SUBSTITUTE(B14, "紙", "紙"&CHAR(10), 2)

例えば2番目の紙を置き換えると以下のように青と黄色の間で改行が入る。

赤巻紙青巻紙
黄巻紙

これを利用すると、以下のステップで綺麗に改行を入れることができる。

  1. 1番目の位置、すなわち赤と青の間に改行を入れる
  2. 2番目の位置、すなわち青と黄の間に改行を入れる

式で表すと以下。1つの式で書いているからややこしいが、2つ分けると簡単になる。

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B14, "紙", "紙"&CHAR(10), 1), "紙", "紙"&CHAR(10), 2)

この式の結果、巻紙をそれぞれの巻紙で改行されるように書くことができる。

赤巻紙
青巻紙
黄巻紙

どうやったら楽できるかを考える

今回はOfiice系の代表格Word、Excelの最近知ったワザ・テクニックについて紹介した。やってみると簡単であるが、簡単にできると知っているかは別次元。知って良かった。

Office系なんて大学生の大半が触れているし、簡単に扱うことができるから侮っているかもしれない。けど、触ってみると意外にもできなかったりちまちま操作したりする。

あくまても個人的な考え方だけど、成長するには「これこれしたいけど、どうやったら楽できる?」と考えることが重要だと思う。「今のままでいけてるし、データ数が5倍になっても手動でなんとかやるか」だと現状維持。

そこで「楽できる方法ないかな」と探すことで、知らなかったことに気づいて成長できるんじゃないかなと若輩者は思う。これからも探求せねば。

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メガネ

ベンチャー企業のWebエンジニア駆け出し。独学のPythonで天文学系の大学院を修了→新卒を1.5年で辞める→転職→今に至る。
常時金欠のガジェット好きでM1 MacBook Pro x Galaxy S22 Ultraの狂人。
人見知りで根暗だったけど、人生楽しもうと思って良い方向に狂う→人生が楽しい

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